Course: Ten Essential Excel Functions for Data Analysts
Anda tidak memerlukan Python untuk setiap tugas data
Meskipun Python adalah alat yang dominan di bidang ilmu data, Excel adalah cara praktis dan mudah diakses untuk melakukan analisis atau menampilkan informasi kepada pemangku kepentingan. Karena Microsoft Excel tersebar luas di dunia bisnis, dan antarmukanya akrab bagi banyak orang tanpa latar belakang data, sangat berguna untuk analisis dan laporan yang perlu dibagikan dengan departemen lain dalam bisnis Anda.
Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi sepuluh fungsi Excel untuk mendapatkan lebih banyak daya dari perangkat lunak dan melakukan tugas analis data umum dengan cepat di Excel.
COUNTBLANK
Data mentah bisa berantakan, dan terkadang bisa menyertakan nilai yang hilang, terutama saat data ini dikumpulkan di dunia nyata. Di Python, kita bisa menggunakan metode seperti isna() untuk mendeteksi nilai yang hilang. Namun, ini juga dimungkinkan dengan Excel menggunakan fungsi COUNTBLANK.
COUNTBLANK akan menghitung jumlah sel kosong dalam rentang tertentu.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=COUNTBLANK(range)
SUMIFS
Salah satu fungsi Excel yang paling terkenal dan paling dasar adalah fungsi SUM. Terkadang kita mungkin ingin menggunakan SUM, tetapi juga mengecualikan sel dari penjumlahan kita menggunakan kriteria. Di sinilah SUMIFS berperan.
SUMIFS memungkinkan kita untuk menjumlahkan nilai dalam rentang tertentu, tetapi hanya menjumlahkan nilai yang cocok dengan kriteria tertentu. Banyak kriteria yang dapat diberikan untuk fungsi ini sesuai keinginan.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, …)
RANK
Fungsi RANK dapat digunakan untuk mengembalikan peringkat nilai numerik jika dibandingkan dengan daftar nilai numerik lainnya. Pemeringkatan bisa sangat penting dalam analisis data untuk mengetahui di mana nilai tertentu akan jatuh dalam array yang dipesan. Ada juga fungsi serupa yang dikenal sebagai PERCENTRANK yang mengembalikan peringkat sebagai persentase rentang dataset.
Penting untuk diperhatikan bahwa jika nilai tidak dapat ditemukan dalam daftar atau larik yang diberikan, Excel akan mengembalikan kesalahan #N/A. Ini tidak berlaku untuk PERCENTRANK.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=RANK(number, list)
VLOOKUP
VLOOKUP adalah salah satu fungsi paling penting untuk diketahui oleh setiap analis data. Ini dapat digunakan untuk mengambil, atau mencari, data dalam tabel yang diatur secara vertikal. Ini sangat berguna karena dapat digunakan untuk menemukan data secara otomatis di spreadsheet lain, selama setiap baris memiliki ID.
Kolom ID untuk tabel harus menjadi kolom pertama. Parameter ketiga dalam fungsi VLOOKUP selanjutnya dapat digunakan untuk merujuk ke kolom berisi data yang ingin Anda ambil. Penting untuk dicatat bahwa parameter ini berbasis 1 di Excel. Artinya nilai 2 akan mendapatkan kolom ke-2, dan nilai 3 akan mendapatkan kolom ketiga, dan seterusnya. Ini berbeda dengan pengindeksan daftar di Python, yang berbasis 0.
Dua parameter lainnya dalam fungsi VLOOKUP mengacu pada nilai pencarian (atau ID baris yang Anda ambil) dan rentang tabel itu sendiri.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_number)
IFERROR
Jika Anda mempresentasikan spreadsheet Excel Anda kepada orang lain dalam bisnis Anda, akan berguna untuk memiliki nilai default dalam sel saat terjadi kesalahan dalam fungsi Anda. Ini bisa sangat berguna ketika pengguna lain tidak memahami arti kesalahan, atau nilai sel akan diketahui jika terjadi kesalahan dalam perhitungan (seperti default ke 0).
Fungsi IFERROR dapat melakukan hal itu. Fungsi ini hanya membutuhkan dua parameter, yang pertama adalah fungsi, dan yang kedua adalah nilai default jika fungsi tersebut menghasilkan kesalahan. Jika fungsi tidak menampilkan error, maka nilai akan ditampilkan seperti biasa.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=IFERROR(value, value_if_error)
DAYS
Jika Anda pernah bekerja dengan data yang melibatkan waktu, Anda pasti tahu bahwa ada beberapa perhitungan kunci yang akan terus berulang dalam pekerjaan Anda. Salah satunya adalah menghitung jumlah hari antara dua tanggal. Di Excel, kita bisa melakukan ini dengan fungsi HARI.
Fungsi DAYS menggunakan dua tanggal sebagai parameter dan mengembalikan jumlah hari di antaranya sebagai bilangan bulat.
Satu skenario di mana fungsi ini akan berguna adalah menghitung waktu antara saat produk dipesan, dan saat produk dikirimkan. Ini adalah metrik penting untuk bisnis yang menjual produk, dan sangat bagus Excel menyediakan cara mudah untuk menghitungnya.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=DAYS(end_date, start_date)
MAXIFS
Menemukan nilai maksimum yang dapat diambil oleh suatu variabel sangatlah penting dalam bisnis. Dari mengetahui hari tersibuk dalam setahun hingga jumlah keuntungan maksimum yang dihasilkan bisnis dalam sehari — ada banyak alasan untuk menghitung jumlah maksimum.
Terkadang, Anda mungkin hanya ingin menghitung jumlah maksimum pada sebagian data Anda. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan fungsi MAXIFS untuk membatasi data yang ingin Anda ambil secara maksimal.
Pada contoh di bawah ini, kami menggunakan MAXIFS untuk menemukan hari maksimum pengiriman setiap produk. Kendala ditempatkan pada produk di setiap baris dataset kami.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=MAXIFS(max_range, criteria_range_1, criteria_1, …)
AVERAGEIFS
Sebelumnya kami menjelajahi penggunaan SUMIFS untuk mendapatkan jumlah data yang difilter. Kami juga melihat MAXIFS untuk melakukan hal yang sama tetapi dengan nilai maksimum. Sekarang Anda mungkin telah mengetahui bahwa ada banyak fungsi IF berbeda yang dapat digunakan di Excel.
Beberapa fungsi IF berguna lainnya termasuk COUNTIFS, MINIFS, dan fungsi IF biasa. Salah satu fungsi yang memang sering muncul adalah fungsi AVERAGEIFS yang digunakan untuk menghitung rata-rata.
Pada contoh di bawah, kami menggunakan fungsi AVERAGEIFS untuk menghitung waktu pengiriman rata-rata untuk setiap produk.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=AVERAGEIFS(average_range, criteria_range_1, criteria_1, …)
MATCH
Terkadang berguna untuk mengetahui kolom atau baris tertentu tempat nilai data muncul. Kita akan melihat satu kasus penggunaan nanti di artikel, tetapi pertama-tama, kita akan memperkenalkan fungsi yang memungkinkan kita melakukannya.
Fungsi MATCH digunakan untuk menentukan posisi nilai dalam array tertentu. Penting untuk diingat bahwa hasil ini akan relatif terhadap awal larik, jadi hasil 4 tidak berarti nilai yang Anda cari ada di kolom atau baris ke-4 spreadsheet; itu akan berada di posisi ke-4 dari kisaran yang diberikan.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=MATCH(value, array)
INDEX
INDEX adalah fungsi yang biasa digunakan dengan fungsi MATCH sebelumnya. Bersama-sama, mereka dapat digunakan untuk mendapatkan nilai dalam tabel pencarian berdasarkan kriteria yang diberikan, mirip dengan fungsi VLOOKUP. Namun, kedua fungsi ini dapat digunakan dalam beberapa kasus di mana fungsi pencarian tunggal gagal, misalnya saat nilai pencarian tidak berada di baris/kolom pertama rentang.
Sendiri, fungsi INDEX digunakan untuk mengembalikan nilai sel pada nomor baris dan nomor indeks tertentu.
Pada contoh di bawah ini, kita dapat melihat bahwa fungsi MATCH digunakan untuk mendapatkan baris pengiriman produk dalam 11 hari, kemudian fungsi INDEX digunakan untuk mendapatkan deskripsi produk dari baris tersebut.
Rumus untuk fungsi Excel ini adalah:
=INDEX(array, row_number, column_number)
Conclusion
Inilah Sepuluh fungsi Excel yang penting untuk diketahui siapa pun yang melakukan analisis data dengan perangkat lunak. Sepuluh fungsi ini akan sangat sering muncul jika Anda melakukan banyak pekerjaan di Excel, dan tidak ada alasan untuk tidak menggunakan perangkat lunak tersebut sekarang setelah Anda mengetahui cara melakukan tugas-tugas umum.
Meskipun Anda akan memanfaatkan semua fungsi yang disebutkan dalam artikel ini dengan baik, saya akan merekomendasikan untuk memperhatikan pasangan MATCH dan INDEX. Ini adalah pasangan fungsi yang sangat umum di dunia Excel dan mudah dilakukan dengan sedikit latihan.
Jika pasangan MATCH/INDEX terbukti sulit untuk Anda gunakan, mulailah dengan VLOOKUP, dan pahami kasus penggunaan yang berbeda dari fungsi tersebut.
Apakah ada fungsi lain yang belum disebutkan yang menurut Anda penting untuk diketahui untuk Microsoft Excel? Sebutkan mereka di bawah ini di komentar.